Удостоверяем существование долга и определяем, просрочен ли он.
О первичных документах, удостоверяющих существование долга
Но ни проводка, ни контракт не подтвердят существование долга, в случае если под него нет первичных документов. Первичка на то и первичка, что стоит на первом месте. Бухгалтерский учет лишь отражает обстоятельства хозяйственной жизни, но не создает их.
А бумага с названием “контракт” отражает только обстоятельство заключения сделки, но не ее выполнение. Опираясь на один контракт, вы запись в бухучете не сделаете и в большей части обстановок не обоснуете, что товары поставлены, работы исполнены, услуги оказаны, а значит, кто-то обязан за них заплатить.
Нет накладной — нет реализации товара, нет завизированного клиентом акта о исполнении работ либо выполнении услуг — нет реализации работ, услуг.
А что делать, в случае если клиент акт о исполнении работ подписывать отказывается? Не показывать ни выручку, ни задолженность?
Да, поэтому так. Задолженность клиента и выручка являются в учете в один момент. Выручка — доход от реализации. Реализация — передача итога работ клиенту. Если вы что-то передали, значит, кто-то это принял. Чем подтверждается принятие работ? Подписью клиента на акте. Нет подписи, значит, клиент работу не принял, а вы ему ничего не передали.
Если вы убеждённы в том, что вы свои обязанности исполнили, и клиент не подписывает акт злонамеренно, милости требуем в суд. Сумеете его убедить в своей правоте, получите решение о взимании долга с клиента. Вот тогда и задолженность, и доходы отражайте в учете. Действительно, первичным документом будет уже не акт, а судебное решение. Но однако первичка у вас будет. А до этого момента не спешите и лишь на базе договора подряда ни в бухгалтерском, ни в налог учёте ничего не показывайте. В обоснование своих слов апеллирую на Письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/68990 от декабря 2014 года.
Действительно, нет правил без исключений. Имеется контракты, которые могут исполнять роль первичной документации при отражении обособленных доходов, затрат и задолженности в учете. Аренда, лизинг, заем — эти контракты предполагают однократную передачу имущества и предстоящие, в большинстве случаев, постоянные платежи за пользование им. Размер и периоды этих платежей (арендной платы либо процентов по займу) четко оговорены в контракте, и исходя из этого для их начисления никакую обособленную первичку составлять не нужно.
Разве что расчет процентов бухгалтеры оформляют справкой. Но она, в первую очередь, удостоверяет не само присутствие обязанности по оплате процентов, а правильность их расчета. А во-вторых, составляется как внутренний документ и, в различие от основного первичных документов, связанных с выполнением договора, агенту не передается.
17 ААС в Распоряжении от 29.12.2014 № 17АП-10536/2014-АК посчитал вероятным списание дебиторской задолженности контрагента-банкрота, размер которой был обоснован подобающим "судебным вердиктом", не смотря на то, что первичные документы по ней не сохранились.
Но, повторюсь, контракты, не предполагающие составление обособленной первички, — исключение. В большинстве случаев для отражения задолженности в бухгалтерском и налог учёте без таких бумаг не обойтись. К тому же, снова же, в большинстве случаев, в случае если контракт потерян, а первичка имеется, присутствие обязанности разумеется. Вопрос только в том, как определить дату, на которую оно должно быть выполнено. Тут выручат общие нормы ГК.
Скажем, в случае если обращение о продаже товаров, то в отсутствие аванса, по умолчанию, приобретатель обязан уплатить их не позднее дня, следующего за днем передачи отчуждателем. Если вы имеете дело с подрядом (акт имеется, договора нет), клиент должен расплатиться с подрядчиком сразу после сдачи ему итогов качественно исполненных работ.
К тому же обычно контракт в форме единого документа на абсолютно законных основаниях совсем не составляется. Вы замечательно знаете, каким образом это совершается.
К примеру, приобретатель пишет отчуждателю заявку, в которой показывает, в каком количестве и какой товар желал бы купить. Дальше отчуждатель либо немедленно выполняет ее, отгружая требуемое, либо выставляет счет, приобретатель его уплачивает, и только тогда стартует отгрузка. В обоих вариантах, не смотря на то, что никакой бумаги с названием “контракт” стороны так и не завизировали, сделка будет считаться заключенной. Соответственно, существует и долг. Или приобретателя по уплате товаров, что подтверждается заявкой и накладной, или отчуждателя по отгрузке под полученный задаток, что легко подтвердить посредством счета и платежного поручения. Посмотрите, к примеру, Распоряжение АС ЗСО № Ф04-15216/2015.
Приведем пару решений суда, принятых в последние месяцы, по эпизодам, в коих зарезервировать либо списать задолженность не получилось по причине того, что под нее не было обычных первичных документов.
Итак, долг, не засвидетельствованный первичкой, запрещено:
- включить в налоговый запас по вызывающим большие сомнения долгам (дебиторка) (Распоряжение АС ВСО от 16.06.2015 № Ф02-2869/2015);
- списать в налоговые затраты (дебиторка) (Распоряжения АС СКО от 11.03.2015 № Ф08-590/2015; 19 ААС от 05.03.2015 № А08-2859/2014);
- списать в налоговые доходы по требованию ФНС (кредиторка) (Распоряжение 12 ААС от 17.02.2015 № 12АП-12462/2014).
Произнесите, а акта сверки расчетов с агентом хватит для обоснования долга?
Нет. Как выразилась ФНС в Письме № ШС-37-3/16955, акт сверки, цитирую: “...не является первичным учетным документом, удостоверяющим осуществление хозяйственной операции, потому, что денежное состояние сторон наряду с этим не изменяется”. Налоговую службу тяжело упрекнуть в предвзятости, все так и имеется.
В случае если должник, раньше завизировавший акт сверки, внезапно заартачится и откажется платить и заимодавец с эти актом отправится в суд, то точно его попросят принести и первичку. Так как агент в любой момент может произнести: “Я совершил ошибку, когда акт подписывал, в действительности ничего я ему не должен, а вдруг обязан, пускай подтвердит, сколько и за что”. Не принесет заимодавец документ, удостоверяющий, что он выполнил обязанность, до встречи. Что это за долг, который существует раздельно от выполнения?
Эдак возможно контракты выбрасывать сразу после того, как сделка выполнена хотя бы одной стороной и под это имеется абсолютно.
А вот этого делать не рекомендую. В первую очередь, налоговые инспекторы весьма обожают изучать контракты и требуют их при любой возможности. Не принесете — ожидайте каких-нибудь требований. Во-вторых, в большинстве случаев, именно на основании договора возможно определить определённую дату, на которую задолженность должна быть погашена. То есть от этой даты мы отталкиваемся, квалифицируя долг в качестве просроченного. В-третьих, как мы не так давно узнали, обособленные контракты сами по себе играют роль первичных документов, так бывает при отражении арендных платежей, процентов по займам и без того потом.
Тем свыше запрещено быстро выбрасывать первичку, удостоверяющую существование задолженности, в случае если с момента, когда составлены бумаги, прошло 4 года, отведенных на их хранение НК . По какой причине? Растолковываю.
Предположим, отчуждатель отгрузил товар, а приобретатель так и не расплатился. Истек период исковой давности, пришло время списывать неисправимый долг во внереализационные затраты. Чтобы это было безопасно, отгрузочную первичку нужно будет сберегать как минимум 7 лет: 3 года исковой давности и еще 4 “базовых”, из НК. А вдруг исковая давность прерывалась, и того продолжительнее. Одним словом, пока ФНС может проконтролировать год, в котором списан долг, документы под него нужно беречь как зеницу ока.
О сроке списания неисправимого долга
Как по бухгалтерским, так и по налоговым правилам единственно правильный вариант — списать долг в за
Российское правительство подхватило продолжение программы материнского капитала
Россияне сумеют отказаться от навязанного необязательного страхования 
Присутствие полисов ОСАГО будут проверять посредством камер фото- и видеофиксации